E-Akte — Aufbewahrung vs. Analytics-Lifecycle

Die E-Akte bewahrt den entscheidungsrelevanten Verwaltungskontext. Ein Analytics Store optimiert Auswertung, Aggregation und Wiederholbarkeit. Beide können dieselben Ursprungsdaten enthalten, verfolgen aber unterschiedliche Zwecke und Fristen.

Vorher: Register und Once-only. Weiter: Transparenz und Klassifikation.

Ansatz

Für jeden Export aus Vorgang oder E-Akte werden zwei Lifecycle-Entscheidungen getrennt dokumentiert:

1. Records Lifecycle: Aktenrelevanz, Beginn der Aufbewahrung, Hold, Aussonderung und Archivübergabe.
2. Analytics Lifecycle: Zweck, benötigter Ausschnitt, Aktualität, Pseudonymisierung, Löschung und Modellwirkung.

Die Aufbewahrungspflicht der Originalakte legitimiert nicht automatisch eine vollständige Analytics-Kopie. Die Löschung im Analytics Store darf umgekehrt keinen aktenrelevanten Nachweis zerstören.

Grenze Contract

Der Vertrag enthält:

• Akten- oder Vorgangsidentifier;
• exportierte Felder und Dokumenttypen;
• Rechts- und Fachauthority für beide Zwecke;
• Transformations- und Pseudonymisierungsschritte;
• Start- und Endsignale beider Fristen;
• Hold- und Sperrlogik;
• Rückverweis statt unkontrollierter Dokumentduplikation.

Workflow

1. Aktenrelevanz entscheiden

Records Management, Fachseite und Legal legen fest, welche Unterlagen den Entscheidungsverlauf tragen. Was nicht aktenrelevant ist, darf nicht still in den Analytics Store wandern, „falls jemand später sucht“. Ohne diese Schnitt entstehen zwei unkontrollierte Vollkopien derselben Akte.

2. Analysezweck schneiden

Das Analytics-Team formuliert Fragestellung, Population und erforderliche Merkmale. „Mögliche spätere Analysen“ sind kein ausreichender Scope. Der Data Owner der Auswertung akzeptiert den Ausschnitt schriftlich, bevor Custodian exportiert.

3. Export minimieren

Wo möglich werden strukturierte Merkmale, Referenzen oder Aggregate statt vollständiger Dokumente übernommen. Ein Link mit Berechtigungsprüfung ersetzt die PDF-Kopie. Vollexport ohne Minimierung macht Hold und Löschung später unbezahlbar.

4. Fristen als Events modellieren

Fallabschluss, Bestandskraft, Hold-Ende, Modellablösung oder Zweckende werden maschinenlesbare Signale. Eine Storage-TTL ist kein Lifecycle. Custodian verdrahtet beide Eventketten getrennt — Records und Analytics dürfen nicht dieselbe Uhr teilen.

5. Konflikte eskalieren

Wenn Archiv-, Datenschutz- und Analyseanforderungen kollidieren, entscheiden die zuständigen Authorities. Engineering erfindet keine Priorität. Ein ungelöster Konflikt stoppt den Export, er erzeugt keine Schattenkopie.

6. Löschung und Hold testen

Eine Stichprobe beweist Analytics-Löschung, fortbestehende Akte, gesperrten Hold und nachvollziehbare Referenz. Ohne Drill bleibt der Grenze Contract Folie: Backups spielen gelöschte Analytics-Daten unkontrolliert zurück.

Anti-Patterns

• Die E-Akte wird vollständig in Suchindex und Lake kopiert.
• Retention wird nur als Storage-TTL verstanden.
• Ein Legal Hold sperrt pauschal jedes abgeleitete Aggregat.
• Gelöschte Analytics-Daten erscheinen aus Backups unkontrolliert wieder.
• Ein Link zur Akte funktioniert ohne Berechtigungsprüfung.

Erster Umsetzungsschnitt

Dieser Einstieg ist kein Kalenderzwang und keine Leseliste. Nimm einen echten Fall, an dem sich die Entscheidung prüfen lässt.

Arbeitsweise: Nutze den verlinkten Plan als Arbeitsfläche für Owner, Termine und offene Punkte. Die fachliche Entscheidung muss trotzdem in der Story verständlich bleiben.

• Arbeitsplan — Public Sector Landscape
• Lernpfad — Public Sector Landscape

Starte mit dem kleinsten Fall, der fachlich wichtig genug ist. Prüfe danach, ob die Entscheidung wirklich auffindbar, umsetzbar und auditierbar ist. Rollenklärung: Wer hilft wem an der Quelle.

1. Einen E-Akten-Export auswählen.
2. Dokumente, Merkmale und Referenzen trennen.
3. Records- und Analytics-Fristen nebeneinander dokumentieren.
4. Einen unnötigen Dokumenttyp entfernen.
5. Hold und Analytics-Löschung testen.
6. Evidence mit beiden Authorities abnehmen.